Notion me ha cambiado la vida (productiva)

Antes de comenzar a leer, me gustaría que supieras que este post no es patrocinado.

En este artículo voy a contar cómo descubrí Notion, como me hice a la app y para qué y cómo la utilizo. Espero que a alguien le sirva de inspiración y le ayude y le anime a utilizar esta herramienta que a día de hoy es de mis favoritas al igual que otras personas me han ayudado e inspirado a mi.

¿Comenzamos? Vamos allá.

Muchos meses (incluso más de un año) estuve intentando utilizar Notion tras la recomendación de Abn y de breating.tokyo hasta que lo he conseguido.

Ambos se dedican al mundo del diseño y tras preguntarles en alguna ocasión qué herramientas utilizan para organizarse, varias veces me dijeron “Jaume, usa Notion”.

Yo buscaba una herramienta de productividad “todo en uno” que me resultase útil y así no tener que utilizar varias herramientas para distintas tareas.

Como curioso que soy, en seguida me descargué la app en el Mac y en mi iPhone y debo decir que la primera (y la segunda) vez que intenté utilizarla me costó hacerme a ella. No entendía bien cómo funcionaba. Es muy personalizable, por lo que tiene muchas opciones que si nadie te explica mínimamente, cuesta entenderlas. Es cómo si te dicen que cocines un plato y te ponen todos los ingredientes delante… pero no te dan la receta. Pues no sabes qué hacer.

Pero eso cambió un día que me llegó una de las newsletters de uifrommars con un link a este artículo. Cris Busquets, la chica que lleva este blog (para mi, de lo mejorcito en blogs de diseño), explicaba muy bien cómo lo utilizaba, y gracias a eso, poco a poco fui entendiendo la herramienta. Ese vídeo fue como una revelación.

Os dejo el link justo aquí.

No es mi intención hacer un tutorial de cómo funciona Notion, pues hay cientos de ellos en blogs y vídeos de Youtube, pero si me gustaría explicaros porqué, cómo la utilizo, para qué y qué cosas ha llegado a substituir.

¿Por qué?

La gente que venimos del diseño, de lo visual, de la fotografía y de la simplicidad, nos aturdimos cuando una app resulta complicada de utilizar (o al menos eso me pasa a mi). Infinidad de apps he dejado por el camino por no resultarme atractivas. Con Notion me pasa algo, y es que si bien al principio me costaba un poco entenderla, a la vez me resultaba muy agradable a la vista y fácil de utilizar. No confundamos lo de “me costaba entenderla” con “difícil de utilizar”. Porque no lo es. De hecho, una vez le pillas el punto, cada vez le ves más y más utilidades y te entran ganas de utilizarla para más y más cosas. Y si no sabes que cosas, te las inventas.

Y son tonterías, como por ejemplo, crearte un espacio de trabajo y poder añadirle una foto y un emoji que lo represente. Lo haces tuyo. No es una app de fondo negro o blanco en la que hay info, la organizas y ya.

Lo primero que haces (o que puedes hacer) es personalizarla.

Por ejemplo, esto es mi Notion cuando abro la app en cualquiera de mis dispositivos. La utilizo en Mac, iPad y iPhone.

Como se puede ver en el menú de la izquierda, tengo dos espacios principales y uno de ellos tiene varios sub espacios. Podríamos decir que “Present Day. Present Time”, es mi casa y “Organized Noize”, “Reading List”, “Jaume Estruch” y “Practica el Zero Waste” mis habitaciones.

“Apple” sería otra casa.

Present Day. Present Time

Este espacio es una “lanzadera” a otros espacios en los que me organizo de diferentes maneras. Como veis, lo he personalizado con mi avatar y con una fotografía de Japón, que por cierto, puedes sacar de la app directamente ya que se conecta a Unsplash. Mola, ¿eh?. Vamos con los sub- espacios.

Por ejemplo, en “Organized Noize“, tengo lo que se llama un “tablero kanban”. Desconocía este término hasta que me puse a investigar sobre Notion. Ya había visto este sistema en alguna app como Trello, donde ya me gustaba bastante. En este caso, como hay mucha info y necesito centrarme, no le he puesto ninguna imagen de cabecera.

Como veis, en este tablero, al que he llamado “Hazlo ya”, creo una serie de “Tarjetas”, que puedo utilizar simplemente a modo de recordatorio de tarea a realizar o puedo entrar en ella y añadir datos, como si fuese una nota. Aunque en este caso, la manera de trabajar dentro de Notion es más parecida a escribir en un blog que a una app de notas como puede ser Evernote o la propia app de Notas del iPhone.

Reparto mis tareas en:

  • Doing (Focus). Para las tareas que quiero completar antes o me urgen más.
  • To Do. Para las tareas que quiero tener presentes pero no me urgen tanto.
  • Done. Esta columna está oculta. Aquí meto las tareas completadas.

Lo bueno de esto es que es totalmente personalizable. Por ejemplo, la columna “Done”, la tengo oculta, ya que las tareas ya están hechas y no necesito verlas. Así no me distraen de las otras. Pero en cualquier momento puedo hacer click encima y verlas.

Así, muevo mis tareas de un lado a otro y además, como podéis observar, les pongo una temática y un proyecto. Incluso puedo ponerles una fecha. Todo esto es opcional. Si únicamente vas a utilizar esto para tus tareas del día a día o para cosas de tu trabajo, quizá no haga falta crear tantas opciones. Como digo, es muy personalizable.

Este es el punto fuerte que yo le veo. Yo estaba acostumbrado hasta ahora a “organizarme” con Evernote. Pero Evernote es una app de notas. Muy buena y con muchas opciones. Pero de notas. Podía crear libretas y notas dentro de ellas. Con sus anotaciones, palabras clave y demás utilidades. Pero notas al fin y al cabo. Y no era tan visual.

Con Notion, puedo montármelo como quiera. Y además, todo eso puedo convertirlo en un click en una tabla, o en una lista. Aquí algunos ejemplos. aunque realmente, como más cómodo me siento es con la vista de tablero kanban.

Aquí el mismo tablero, pero con la vista en modo tabla
Aquí lo mismo, pero en modo lista.

Algo increíble también y que cada vez voy aprendiendo a manejarlo mejor y me resulta más útil, es a utilizar comandos.

Por ejemplo:

  • Si escribo /image voy directo a añadir una imagen.
  • Si escribo /list me aparece opciones de crear listas to-do u otro tipos de listas.

Y así en un sinfín de comandos, que cada vez que actualizan la app, añaden más.

Ahora, os enseño muy brevemente para qué otra cosa utilizo el Notion en otro de mis sub-espacios (Library).

Aquí, tengo otro tablero Kanban, pero no para notar tareas, sino para ir apuntando mis libros o cómics de la siguiente manera:

  • Have: Libros que tengo y no me he leído.
  • Reading: Libros que tengo y que me estoy leyendo
  • Read: Aquí pondré libros que haya terminado.
  • Interested: Libros que me interesaría tener o leer.

Lo interesante es cómo lo gestiono una vez entro en a tarjeta de cada libro. Os lo muestro.

Como veis, si en el tablero de tareas personales añadía a qué proyecto pertenecía cada una, aquí lo que tengo es una ficha del libro en cuestión.

Aquí añado:

  • Título.
  • Género.
  • Autor/a.
  • Año.
  • Edición.

Y abajo hay una opción en la que puedes añadir un comentario que se queda fijo. Aquí anoto si el libro me lo ha recomendado o regalado alguien o el lugar o el motivo por el que lo compré.

Y más abajo, en la zona de notas, añado aquellas cosas que me parecen relevantes y que puedo ir apuntando mientras lo leo o una vez terminado.

Esta herramienta la estoy desarrollando y seguramente de aquí un mes será diferente, pero esa es la gracia, que la hago a mi manera.

De hecho lo primero que haré será introducir todos los libros y cómics que tengo en casa. Quizá acabe en 2047. Mi intención es que cada vez haya más libros en “Reading” y “Read” que en “Have”. Y si lo tengo a la vista, seré consciente de que tengo que leer, ya que últimamente lo hago poco. Cuando tengo un rato muerto suelo tirar más de youtube o videojuegos y siendo realista, tengo tantos libros por leer que podría quitarme de la XBox y la Switch, de Netflix y HBO y durante unos cuantos años no aburrirme leyendo. Pero no hemos venido a hablar de mi pereza con la lectura.

Veamos para qué más utilizo Notion.

En “Jaume Estruch” lo que he hecho ha sido montarme una web. Si, una web.

Esto que veis es un espacio de Notion con varios links con colorines a mis diferentes redes sociales y métodos de contacto.

Ahora no la utilizo, pero hace unos meses, antes de re-abrir este blog que estás leyendo, www.jaumeestruch.com te llevaba a esta nota.

La nota vista desde Safari en un Mac

Una cosa que me encanta es que en Notion, todo lo que haces es responsive y se adapta perfectamente a cualquier pantalla.

Y compartir una nota es realmente sencillo, en el menú superior hay una opción “Share”, le das, activas las opciones que te interesen… y ya está.

Os dejo esta nota/web aquí para que le echéis un vistazo

Como veis, es muy fácil montar una web sencilla, que nos sirva de carta de presentación y enlaces a nuestras redes. Es como un linktr.ee pero que podemos personalizar. Si quisiera, podría ponerle imágenes, incrustarle un vídeo de Youtube o muchas cosas más. Los límites los pones tú.

Y un último ejemplo de lo que he hecho ha sido otra nota/web con links e info sobre el Zero Waste.

En mi trabajo, muchas veces surgen grupos de debate sobre distintos temas y este ha sido uno de los últimos. Mucha gente del equipo compartió información de manera verbal pero no estaba recogida en ningún sitio… y comenzar a mandar links a la gente o un documento era más tedioso. Así que se me ocurrió poner toda esa info en Notion y compartir la nota. La voy actualizando cuando la gente me dice algo interesante sobre el tema y así siempre está actualizada.

Aquí la tenéis.

Y finalmente tengo otro espacio llamado “Apple”, donde realmente no anoto demasiadas cosas ya que en mi empresa tenemos otras herramientas y por confidencialidad no hablaré de ello.

Sólo diré que tengo otro tablero dónde anoto cosas del estilo “llamar a X” o “Ha que preparar la reunión con tal o con cual”.

Así que esto es meramente anecdótico y Notion lo utilizo sobretodo para uso personal y profesional si hablamos de mis proyectos propios.

Y si en mi empresa utilizamos otras herramientas… ¿por qué anoto pequeños recordatorios en Notion? Pues os lo cuento y termino el post.

Una de las ventajas de tener Notion en el iPhone es que es compatible con los Widgets de iOS14.

En el widget que veis arriba tengo un acceso directo a cada uno de mis espacios, así que si quiero anotar algo rápidamente, simplemente desbloqueo mi teléfono, toco y ya estoy dentro. Luego ya desde el ordenador o el iPad completo la info si es necesario. Esto me resulta extremadamente útil.

Como veis, utilizo Notion para diferentes cosas y cada vez se me ocurren más.

Antes utilizaba Notas, Recordatorios, Calendario, Evernote, Trello… y otras apps para según qué cosas. Ahora centralizo todo en Notion con la excepción del Calendario, que me resulta muy útil tenerlo compartido con mi pareja o gente del trabajo /y lógicamente no les diré que se descarguen Notion únicamente por el Calendario).

Notion es un espacio de trabajo, como dicen ellos mismos “All-in-one” y realmente así es. En su web notion.so puedes descargarte la app de manera totalmente gratuita para Mac y Windows y también está disponible en App Store y Google Play Store. También tienen web clipper para Chrome y Firefox.

Como he dicho es gratuita, pero hay varia modalidades de pago (suscripción mensual o anual).

Yo tengo el plan Personal Pro y es que aunque con la versión Personal que es totalmente gratuita, ya me serviría, la Personal Pro te guarda un histórico de tus notas y me va muy bien para los guiones de los podcasts y demás anotaciones, ya que a veces elimino cosas y luego me arrepiento.

Espero que te haya gustado el post y que ahora tengas ganas (si no las tenías ya) de utilizar Notion. Yo, por primera vez en mi vida, he conseguido no sólo organizarme de manera eficiente, sino tener ganas de hacerlo por el simple hecho de usar la app debido a su sencillez y potencia.

Se agradece que dejes un comentario y que compartas el post en las redes sociales.

¡Gracias por leerme!

Jaume Estruch © 2021