Notion me ha cambiado la vida (productiva)

Antes de comenzar a leer, me gustaría que supieras que este post no es patrocinado.

En este artículo voy a contar cómo descubrí Notion, como me hice a la app y para qué y cómo la utilizo. Espero que a alguien le sirva de inspiración y le ayude y le anime a utilizar esta herramienta que a día de hoy es de mis favoritas al igual que otras personas me han ayudado e inspirado a mi.

¿Comenzamos? Vamos allá.

Muchos meses (incluso más de un año) estuve intentando utilizar Notion tras la recomendación de Abn y de breating.tokyo hasta que lo he conseguido.

Ambos se dedican al mundo del diseño y tras preguntarles en alguna ocasión qué herramientas utilizan para organizarse, varias veces me dijeron “Jaume, usa Notion”.

Yo buscaba una herramienta de productividad “todo en uno” que me resultase útil y así no tener que utilizar varias herramientas para distintas tareas.

Como curioso que soy, en seguida me descargué la app en el Mac y en mi iPhone y debo decir que la primera (y la segunda) vez que intenté utilizarla me costó hacerme a ella. No entendía bien cómo funcionaba. Es muy personalizable, por lo que tiene muchas opciones que si nadie te explica mínimamente, cuesta entenderlas. Es cómo si te dicen que cocines un plato y te ponen todos los ingredientes delante… pero no te dan la receta. Pues no sabes qué hacer.

Pero eso cambió un día que me llegó una de las newsletters de uifrommars con un link a este artículo. Cris Busquets, la chica que lleva este blog (para mi, de lo mejorcito en blogs de diseño), explicaba muy bien cómo lo utilizaba, y gracias a eso, poco a poco fui entendiendo la herramienta. Ese vídeo fue como una revelación.

Os dejo el link justo aquí.

No es mi intención hacer un tutorial de cómo funciona Notion, pues hay cientos de ellos en blogs y vídeos de Youtube, pero si me gustaría explicaros porqué, cómo la utilizo, para qué y qué cosas ha llegado a substituir.

¿Por qué?

La gente que venimos del diseño, de lo visual, de la fotografía y de la simplicidad, nos aturdimos cuando una app resulta complicada de utilizar (o al menos eso me pasa a mi). Infinidad de apps he dejado por el camino por no resultarme atractivas. Con Notion me pasa algo, y es que si bien al principio me costaba un poco entenderla, a la vez me resultaba muy agradable a la vista y fácil de utilizar. No confundamos lo de “me costaba entenderla” con “difícil de utilizar”. Porque no lo es. De hecho, una vez le pillas el punto, cada vez le ves más y más utilidades y te entran ganas de utilizarla para más y más cosas. Y si no sabes que cosas, te las inventas.

Y son tonterías, como por ejemplo, crearte un espacio de trabajo y poder añadirle una foto y un emoji que lo represente. Lo haces tuyo. No es una app de fondo negro o blanco en la que hay info, la organizas y ya.

Lo primero que haces (o que puedes hacer) es personalizarla.

Por ejemplo, esto es mi Notion cuando abro la app en cualquiera de mis dispositivos. La utilizo en Mac, iPad y iPhone.

Como se puede ver en el menú de la izquierda, tengo dos espacios principales y uno de ellos tiene varios sub espacios. Podríamos decir que “Present Day. Present Time”, es mi casa y “Organized Noize”, “Reading List”, “Jaume Estruch” y “Practica el Zero Waste” mis habitaciones.

“Apple” sería otra casa.

Present Day. Present Time

Este espacio es una “lanzadera” a otros espacios en los que me organizo de diferentes maneras. Como veis, lo he personalizado con mi avatar y con una fotografía de Japón, que por cierto, puedes sacar de la app directamente ya que se conecta a Unsplash. Mola, ¿eh?. Vamos con los sub- espacios.

Por ejemplo, en “Organized Noize“, tengo lo que se llama un “tablero kanban”. Desconocía este término hasta que me puse a investigar sobre Notion. Ya había visto este sistema en alguna app como Trello, donde ya me gustaba bastante. En este caso, como hay mucha info y necesito centrarme, no le he puesto ninguna imagen de cabecera.

Como veis, en este tablero, al que he llamado “Hazlo ya”, creo una serie de “Tarjetas”, que puedo utilizar simplemente a modo de recordatorio de tarea a realizar o puedo entrar en ella y añadir datos, como si fuese una nota. Aunque en este caso, la manera de trabajar dentro de Notion es más parecida a escribir en un blog que a una app de notas como puede ser Evernote o la propia app de Notas del iPhone.

Reparto mis tareas en:

  • Doing (Focus). Para las tareas que quiero completar antes o me urgen más.
  • To Do. Para las tareas que quiero tener presentes pero no me urgen tanto.
  • Done. Esta columna está oculta. Aquí meto las tareas completadas.

Lo bueno de esto es que es totalmente personalizable. Por ejemplo, la columna “Done”, la tengo oculta, ya que las tareas ya están hechas y no necesito verlas. Así no me distraen de las otras. Pero en cualquier momento puedo hacer click encima y verlas.

Así, muevo mis tareas de un lado a otro y además, como podéis observar, les pongo una temática y un proyecto. Incluso puedo ponerles una fecha. Todo esto es opcional. Si únicamente vas a utilizar esto para tus tareas del día a día o para cosas de tu trabajo, quizá no haga falta crear tantas opciones. Como digo, es muy personalizable.

Este es el punto fuerte que yo le veo. Yo estaba acostumbrado hasta ahora a “organizarme” con Evernote. Pero Evernote es una app de notas. Muy buena y con muchas opciones. Pero de notas. Podía crear libretas y notas dentro de ellas. Con sus anotaciones, palabras clave y demás utilidades. Pero notas al fin y al cabo. Y no era tan visual.

Con Notion, puedo montármelo como quiera. Y además, todo eso puedo convertirlo en un click en una tabla, o en una lista. Aquí algunos ejemplos. aunque realmente, como más cómodo me siento es con la vista de tablero kanban.

Aquí el mismo tablero, pero con la vista en modo tabla
Aquí lo mismo, pero en modo lista.

Algo increíble también y que cada vez voy aprendiendo a manejarlo mejor y me resulta más útil, es a utilizar comandos.

Por ejemplo:

  • Si escribo /image voy directo a añadir una imagen.
  • Si escribo /list me aparece opciones de crear listas to-do u otro tipos de listas.

Y así en un sinfín de comandos, que cada vez que actualizan la app, añaden más.

Ahora, os enseño muy brevemente para qué otra cosa utilizo el Notion en otro de mis sub-espacios (Library).

Aquí, tengo otro tablero Kanban, pero no para notar tareas, sino para ir apuntando mis libros o cómics de la siguiente manera:

  • Have: Libros que tengo y no me he leído.
  • Reading: Libros que tengo y que me estoy leyendo
  • Read: Aquí pondré libros que haya terminado.
  • Interested: Libros que me interesaría tener o leer.

Lo interesante es cómo lo gestiono una vez entro en a tarjeta de cada libro. Os lo muestro.

Como veis, si en el tablero de tareas personales añadía a qué proyecto pertenecía cada una, aquí lo que tengo es una ficha del libro en cuestión.

Aquí añado:

  • Título.
  • Género.
  • Autor/a.
  • Año.
  • Edición.

Y abajo hay una opción en la que puedes añadir un comentario que se queda fijo. Aquí anoto si el libro me lo ha recomendado o regalado alguien o el lugar o el motivo por el que lo compré.

Y más abajo, en la zona de notas, añado aquellas cosas que me parecen relevantes y que puedo ir apuntando mientras lo leo o una vez terminado.

Esta herramienta la estoy desarrollando y seguramente de aquí un mes será diferente, pero esa es la gracia, que la hago a mi manera.

De hecho lo primero que haré será introducir todos los libros y cómics que tengo en casa. Quizá acabe en 2047. Mi intención es que cada vez haya más libros en “Reading” y “Read” que en “Have”. Y si lo tengo a la vista, seré consciente de que tengo que leer, ya que últimamente lo hago poco. Cuando tengo un rato muerto suelo tirar más de youtube o videojuegos y siendo realista, tengo tantos libros por leer que podría quitarme de la XBox y la Switch, de Netflix y HBO y durante unos cuantos años no aburrirme leyendo. Pero no hemos venido a hablar de mi pereza con la lectura.

Veamos para qué más utilizo Notion.

En “Jaume Estruch” lo que he hecho ha sido montarme una web. Si, una web.

Esto que veis es un espacio de Notion con varios links con colorines a mis diferentes redes sociales y métodos de contacto.

Ahora no la utilizo, pero hace unos meses, antes de re-abrir este blog que estás leyendo, www.jaumeestruch.com te llevaba a esta nota.

La nota vista desde Safari en un Mac

Una cosa que me encanta es que en Notion, todo lo que haces es responsive y se adapta perfectamente a cualquier pantalla.

Y compartir una nota es realmente sencillo, en el menú superior hay una opción “Share”, le das, activas las opciones que te interesen… y ya está.

Os dejo esta nota/web aquí para que le echéis un vistazo

Como veis, es muy fácil montar una web sencilla, que nos sirva de carta de presentación y enlaces a nuestras redes. Es como un linktr.ee pero que podemos personalizar. Si quisiera, podría ponerle imágenes, incrustarle un vídeo de Youtube o muchas cosas más. Los límites los pones tú.

Y un último ejemplo de lo que he hecho ha sido otra nota/web con links e info sobre el Zero Waste.

En mi trabajo, muchas veces surgen grupos de debate sobre distintos temas y este ha sido uno de los últimos. Mucha gente del equipo compartió información de manera verbal pero no estaba recogida en ningún sitio… y comenzar a mandar links a la gente o un documento era más tedioso. Así que se me ocurrió poner toda esa info en Notion y compartir la nota. La voy actualizando cuando la gente me dice algo interesante sobre el tema y así siempre está actualizada.

Aquí la tenéis.

Y finalmente tengo otro espacio llamado “Apple”, donde realmente no anoto demasiadas cosas ya que en mi empresa tenemos otras herramientas y por confidencialidad no hablaré de ello.

Sólo diré que tengo otro tablero dónde anoto cosas del estilo “llamar a X” o “Ha que preparar la reunión con tal o con cual”.

Así que esto es meramente anecdótico y Notion lo utilizo sobretodo para uso personal y profesional si hablamos de mis proyectos propios.

Y si en mi empresa utilizamos otras herramientas… ¿por qué anoto pequeños recordatorios en Notion? Pues os lo cuento y termino el post.

Una de las ventajas de tener Notion en el iPhone es que es compatible con los Widgets de iOS14.

En el widget que veis arriba tengo un acceso directo a cada uno de mis espacios, así que si quiero anotar algo rápidamente, simplemente desbloqueo mi teléfono, toco y ya estoy dentro. Luego ya desde el ordenador o el iPad completo la info si es necesario. Esto me resulta extremadamente útil.

Como veis, utilizo Notion para diferentes cosas y cada vez se me ocurren más.

Antes utilizaba Notas, Recordatorios, Calendario, Evernote, Trello… y otras apps para según qué cosas. Ahora centralizo todo en Notion con la excepción del Calendario, que me resulta muy útil tenerlo compartido con mi pareja o gente del trabajo /y lógicamente no les diré que se descarguen Notion únicamente por el Calendario).

Notion es un espacio de trabajo, como dicen ellos mismos “All-in-one” y realmente así es. En su web notion.so puedes descargarte la app de manera totalmente gratuita para Mac y Windows y también está disponible en App Store y Google Play Store. También tienen web clipper para Chrome y Firefox.

Como he dicho es gratuita, pero hay varia modalidades de pago (suscripción mensual o anual).

Yo tengo el plan Personal Pro y es que aunque con la versión Personal que es totalmente gratuita, ya me serviría, la Personal Pro te guarda un histórico de tus notas y me va muy bien para los guiones de los podcasts y demás anotaciones, ya que a veces elimino cosas y luego me arrepiento.

Espero que te haya gustado el post y que ahora tengas ganas (si no las tenías ya) de utilizar Notion. Yo, por primera vez en mi vida, he conseguido no sólo organizarme de manera eficiente, sino tener ganas de hacerlo por el simple hecho de usar la app debido a su sencillez y potencia.

Se agradece que dejes un comentario y que compartas el post en las redes sociales.

¡Gracias por leerme!

Bola de Drac podcast

Desde aquí quiero presentaros mi nuevo proyecto: un podcast sobre Dragon Ball en catalán. Si, en catalán.

Llevaba tiempo queriendo hacer algo en este idioma (os recuerdo que soy de Barcelona y toda mi vida he hablado tanto castellano como catalán) y al ver que no existía un podcast dedicado a esto (hay podcast sobre manga/anime o similares que a veces hablan de Dragon Ball, pero no uno específico), he decidido lanzarme.

La idea es comentar noticias, curiosidades y opiniones sobre este manga y anime que nos gusta a mucha gente y que especialmente en Cataluña, tuvo en su día y sigue teniendo una acogida fuera de lo normal, sobretodo en los últimos años con la Saga Dragon Ball Super.

Aunque muchos programas los grabaré yo solo, quiero invitar a gente, conocida o no, a que den su opinión sobre ciertos temas que ya iremos viendo y sobretodo pasarlo bien y hacerlo en un idioma en el que si bien estoy acostumbrado a hablarlo en mi día a día con amigos y en el trabajo , no lo estoy en cuanto a la grabación de podcasts, con lo que me servirá también para practicar mi segundo idioma.

Podéis acceder al podcast pinchando sobre la imagen que ilustra este artículo y desde ahí suscribiros por correo o en otras plataformas como Spotify o Apple Podcast (en breve).

También podéis seguir la cuenta de instagram del podcast en este enlace.

Espero que os guste 🙂

¿Apoyas a los creadores/as?

No me gusta el café, y es que soy más de infusiones… pero recientemente he descubierto una plataforma que me ha encantado: Ko-Fi.

Es una plataforma al estilo Patreon o similares en la que puedes hacer una donación a alguien que te guste su contenido y tenga cuenta en esta web.

Por supuesto que compartir el contenido, dejar comentarios… todo eso ayuda, pero los creadores de contenido también tenemos nuestros gastos: alquiler, comida, recibos de luz y gas, internet… y también el material con el que creamos, ya sea un micrófono para grabar un podcast o un ordenador con el que editar vídeos.

La verdad, siempre he creado mi contenido de forma gratuita y llevo años ya… y creo que ya va siendo hora de valorarme y comenzar a pensar en que mi tiempo vale algo más que un like.

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2021, allá voy

Escribo este post con la intención de verlo el 1 de enero de 2022 y ver cómo he evolucionado y comprobar si he cumplido con mis propósitos, ya no digo para este año en particular, sino conmigo mismo en el tiempo que sea necesario.

Creo que decir “este va a ser mi año” es algo arriesgado… no sabemos cuantas vueltas puede dar la vida y de qué manera nos puede cambiar nuestra situación por motivos diversos, así que diré… este año comienzo a ponerme las pilas.

Llevo semanas pensando en qué quiero hacer… y aún no lo tengo 100% decidido. De hecho, creo que nunca estaré del todo convencido de qué hacer, ya que en mi cabeza siempre ando planeando cosas, proyectos e iniciativas: unas realistas, otras muy locas… pero hay algo que no puedo negar: mi cabeza no para.

Así que uno de mis propósitos de ahora en adelante es sencillo: aprovechar este torrente de ideas que tengo en mi cabeza y crear.

Crear, según la RAE (resumido):

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Hola de nuevo

Queda un poco narcisista encabezar el blog con una foto mía en primer plano, lo sé. Pero déjame que te cuente…

La gente que me sigue desde hace tiempo, sabe que este blog lleva tiempo desactualizado, abandonado, dejado… llámalo como quieras, tendrás razón.

¿El motivo?

Entre mis otros proyectos y redes sociales, trabajo, poco tiempo y sobretodo, un virus ruso que entró en mi hosting y me hizo perder todo el contenido que había aquí, me vi en la obligación de cerrar la persiana hasta nuevo aviso.

También es verdad que esto de los blogs personales está ya como un poco fuera de lugar, ¿no?. ¿La gente sigue leyendo blogs?. En cualquier caso, yo si, y he pensado que al igual que yo, habrá a quien le siga gustando.

Sea como sea, desde hace unos meses que me ronda por la cabeza volver a empezar. No he estado parado, no he parado de crear contenido en Proyecto Japan. Pero me apetece volver a crear cosas más personales, ya que ahí me corto mucho en publicar cosas que no tienen que ver con Japón, ya que es el tema principal.

Así que aquí estoy…

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Jaume Estruch © 2021